Règlement
ARTICLE 1 - PRÉSENTATION - CONTACTS
Aubignan avenir sportif, ci-après dénommé l’organisateur, organise, une randonnée cycliste d’ultra distance dénommée « 9420 CHALLENGE VALLIS CLAUSA ».
Contact organisation :
Aubignan avenir sportif
61 avenue de l’Abbé Arnaud
84810 Aubignan.
Tel : 0988406177 – Email : contact@aubignanavenirsportif.com
Site : www.9420challenge.fr
Le 9420 challenge consiste pour chaque participant à parcourir les 440km ou 270km.
( les 40 derniers kilomètres ne sont pas pris en compte pour obtenir le diplôme).
Le challenge est un itinéraire mettant en avant le département du Vaucluse sur une distance de 440km ou 270km non chronométré, en conséquence le challenge n’est pas une course mais un défi ultra distance.
Le départ est donné le SAMEDI 25/05 ET L’ARRIVEE LE DIMANCHE 26/05. L’heure de départ sera annoncée dans le programme du 9420 CHALLENGE VALLIS CLAUSA.
ARTICLE 2 - OBLIGATION DU RÈGLEMENT DU CHALLENGE
Le présent règlement doit OBLIGATOIREMENT ETRE LU ET ACCEPTE par l’ensemble des participants prenant le départ de La randonnée.
Le présent règlement est disponible en téléchargement sur le site Internet www.9420challenge.cc . Il sera également consultable au point info sur le lieu de l’épreuve.
La participation à la randonnée est subordonnée à l’acceptation complète et sans réserve du présent règlement par chaque participant qui s’oblige à le respecter.
ARTICLE 3 - PARTICIPANTS 3-1 - GÉNÉRALITÉS
Le 9420 CVC est ouverte aux personnes physiques majeures dans l’année en cours, licenciées ou non d’organisations cyclistes, de nationalité française ou étrangère, concourant à titre individuel.
3-1 - CERTIFICAT MEDICAL
Certificat médical : non obligatoire car pas de compétition
ARTICLE 4 - ACCOMPAGNANTS
Le parcours peut être réalisé en autonomie totale ou avec l’appui d’un véhicule d’assistance seulement autorisé à suivre le participant pour le ravito, mais interdiction de rouler devant ou derrière le cycliste.
Les accompagnants sont sous l’entière responsabilité du participant qui devra répondre des agissements des accompagnants.
ARTICLE 5 – INSCRIPTIONS
5-1 – Modalités d'inscriptions - Dispositions générales Les inscriptions des participants se font directement en ligne uniquement via Internet sur le site www.9420challenge.cc . Pas d’inscription par téléphone, par courrier ou par email.
Les inscriptions seront ouvertes à partir du 18/12 2023.
La clôture des inscriptions aura lieu le 12/05 2024.
Il n’y a pas d’inscription sur place le jour de la course.
Pour les participants souhaitant participer en duo, l'inscription doit se faire en solo en indiquant le nom de votre partenaire.
Les participant inscrits ayant remplis leurs dossiers au complet pourront prendre le départ de la randonnée.
L’ensemble des champs demandés sur le formulaire d’inscription doit être complété.
Le paiement des inscriptions (article 5.2) intervient au terme du processus d’inscription en validant le présent règlement et les informations communiquées. Le paiement est obligatoire pour confirmer la demande d’inscription ou commande.
Les inscriptions ne seront confirmées qu’une fois le dossier « complet » et validé par l’organisateur avant la clôture des inscriptions.
5-2 – Paiement des droits d’inscription
Le paiement des droits d’inscription est à réaliser uniquement par Carte Bleue via le site www.9420challenge.cc .
La transaction est immédiatement débitée sur la carte bancaire identifiée par la personne procédant à l’inscription après vérification des données de celle-ci, à réception de l'autorisation de débit de la part de la société émettrice de la carte bancaire utilisée par le participant. Conformément à l'article L. 132-2 du Code monétaire et financier, l'engagement de payer donner au moyen d'une carte de paiement est irrévocable. En communiquant les informations relatives à sa carte bancaire, le participant autorise l’organisateur à débiter sa carte bancaire du montant correspondant au prix tout compris. À cette fin, le participant confirme qu'il est le titulaire de la carte bancaire à débiter et que le nom figurant sur la carte bancaire est effectivement le sien. Le participant communique les seize chiffres et la date d'expiration de sa carte bleue ainsi que le cas échéant, les numéros du cryptogramme visuel. Le participant reçoit ensuite par voie électronique et sans délai une confirmation d'acceptation de paiement de l’inscription.
5-3 - ANNULATION ET REMBOURSEMENT
L’inscription à l’épreuve est définitive, pas de remboursement sauf cas exceptionnel et sur décision de l’organisateur.
Afin d’éviter toute contestation, les annulations de demande d’engagement et les demandes de remboursement doivent être exprimées, par le compétiteur, uniquement par lettre recommandée avec accusé de réception.
En cas d’annulation, il lui sera retenu :
• Les frais de plateforme)
• Les frais de traitement de dossier : 10€ par participant
+ Avant le 24 Mars 2024 : 0 % du montant total de l’engagement réglé
+ A partir 14 Avril 2024 inclut : 50 % du montant total de l’engagement retenu
+ A partir du 28 Avril 2024 inclut : 100% du montant retenu
Le remboursement sera effectué au plus tard le 31/05/2024, si la demande de remboursement est confirmée ou si l’engagement est refusé par le comité d’organisation.
A la suite des vérifications administratives ou d’un contrôle technique inopiné, tout coureur se voyant refuser le départ ou l’accès au parcours pour non-conformité de son vélo, de son équipement et/ou de ses papiers administratifs, ne pourra prétendre à aucun remboursement de ses droits d’engagement.
5-4 - ANNULATION OU RENVOI DE LA RANDONEE
Si le départ de la randonnée ne peut avoir lieu, pour quelque motif que ce soit, l’organisateur ne serait redevable envers les participants, que des montants des droits d’engagements versés, déduction faite des frais de plateforme et de dossiers non remboursables.
Au cas où les dates du 9420 CVC seraient modifiées, l’organisateur préviendrait immédiatement chaque coureur des nouvelles dates. Dès lors, les coureurs, faute de pouvoir participer à l’endurance du 9420 CVC de par ce changement de date, auront au maximum huit (8) jours francs, pour demander par lettre recommandée, le remboursement de leurs droits d’engagement versés à l’organisateur.
Dans tous les cas, les participants ne pourront prétendre à aucune indemnité.
5-5 - MODIFICATIONS, ANNULATION DU 9420 CHALLENGE VALLIS CLAUSA
L’organisateur se réserve le droit de modifier l’horaire de départ ou d’arrivée, d’annuler ou de neutraliser la randonnée sans que quiconque, participants, partenaires, prestataires, puissent prétendre à un quelconque dédommagement ou remboursement, en cas de force majeure, de catastrophe naturelle, de condition climatique défavorable, de problèmes sanitaires (ex : pandémie) ou de toutes autres circonstances l’y obligeant, notamment celles mettant en danger la sécurité des compétiteurs.
Article 6 – CATÉGORIES D'ÉQUIPES ET FRAIS D’INSCRIPTION
6-1- Liste des catégories
CATÉGORIES
« DÉFI SOLO » (1 Coureur) • HOMME • FEMME pour chaque distance.
« DÉFI DUO » (2 Coureurs) • HOMME • FEMME • MIXTE pour chaque distance.
Pour les participants souhaitant participer en duo, l'inscription doit se faire en solo en indiquant le nom de votre partenaire.
L’organisateur se réserve le droit de modifier la liste des catégories pour les adapter à la population des Concurrents engagés.
6-2- Frais d'inscription
Les frais d’inscription inclus la location de la balise GPS et l’inscription
Le prix de l’inscription est de 80€ par participant pour le grand parcours
Le prix de l’inscription est de 60€ par participant pour le petit parcours
(Tarifs TTC dont TVA à 20%)
6-3 – L’INSCRIPTION COMPREND :
-Une inscription en ligne simplifiée et un suivi informatisé
-Assurance RC organisateur
- médaille finisher à l’arrivée
• SYSTÈME DE SUIVI GPS
- Une balise GPS par participant
- Diffusion du suivi en temps réel
• ENCADREMENT, ORGANISATION ET SÉCURITÉ
- Encadrement de la course
- Commissaires du parcours
- Logistique et organisation
L’ensemble de ces modalités pourra être modifié pour répondre aux exigences sanitaires en vigueur le jour de l’événement, sans que quiconque ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement ou remboursement (ex : accès limités, pas de ravitaillement, …).
Article 7 – ACCUEIL
Le lieu de l’accueil et des vérifications administratives sera communiqué avec les informations pratiques.
Les participants devront être préalablement engagés (c'est-à-dire être déjà présents sur les listes).
Ils devront présenter le QR code de l'inscription aux tables de contrôle.
Article 7 – RESTAURATION
Chaque équipe est autonome dans la gestion de sa restauration.
ARTICLE 8 - LIEU ET ENVIRONNEMENT
Afin que le 9420 CVC se déroule dans les meilleures conditions, l’organisateur invite l’ensemble des participants et accompagnants à respecter les lieux sur le long du parcours, qui doit rester propre pendant la randonnée comme lors du départ de chacun.
Il est interdit de jeter des ordures sur le parcours, parking ou tout lieu situé à l’intérieur du village ou sur le long du parcours, ainsi que d’uriner dans tout autre lieu que des toilettes.
Le participant est responsable des dégradations faites par ses accompagnants et devra assumer les réparations ou remise en état le cas échéant.
Le participant doit respecter le code de la route
ARTICLE 9 - VERIFICATIONS ADMINISTRATIVES, TECHNIQUES ET BRIEFING
Tous les participants devront impérativement passer par le pôle « vérifications administratives » avant le départ de l’épreuve.
A la suite des vérifications administratives ou d’un contrôle technique inopiné, tout coureur se voyant refuser le départ ou l’accès à la randonnée pour non-conformité de son vélo, de son équipement et/ou de ses papiers administratifs, ne pourra prétendre à aucun remboursement de ses droits d’inscription.
9-1 - VERIFICATIONS ADMINISTRATIVES :
Elles se situeront à Aubignan :
– Chaque participant devra présenter une pièce d’identité en cours de validité avec photo.
– Le participant remettra un chèque de caution de 150 € à l’ordre de l’organisateur pour la remise de la balise GPS. Cette caution ne sera encaissée qu’en cas de non restitution de la balise à la fin de la randonnée
– Aucun participant ne sera admis au départ sans avoir passé les vérifications administratives.
9-2 – Briefing
Dans le but d’assurer le bon déroulement de l’épreuve et de maximiser la sécurité sur le parcours, un briefing obligatoire pour tous les inscrits aura lieu avant le départ, le samedi.
Article 12 - MATÉRIELS
9-1 – Vélos
Autorisés :
Les Concurrents pourront utiliser le matériel de leur choix parmi les vélos ci-dessous :
Vélos de course route, VTT, VTC, tandems, monocycles, vélos couchés, vélos contre la montre, vélos pliants, handbike, ainsi que les roues à bâtons et les roues lenticulaireséquipés de freins à disques ou de patins et vélos électriques. Tout cycliste évoluant sur un engin non conforme aux yeux d’un des membres de la commission Courses se verra arrêté jusqu’à respect du règlement. En cas d’impossibilité, le Coureur sera disqualifié immédiatement de la randonné.
Éclairage
Un éclairage blanc à l’avant et rouge à l’arrière doit être fixé sur le vélo et un gilet haute visibilité ou similaire pendant la période nocturne.
Sécurité des vélos
Les vélos doivent satisfaire aux normes de sécurité suivantes : Embouts de guidon et potences bouchés, absence de parties saillantes.
Vélo Handisport
Le vélo Handisport utilisé peut être modifié selon les besoins (Catégorie « Solo »). Ces modifications concernent principalement les freins, le changement de vitesses, le pédalier et les manivelles. Il devra en revanche conserver l’apparence d’un vélo droit en accord avec le règlement des courses FFC.
9-2 - Casque
Le port du casque (normes CE), homologué et attaché, est obligatoire pendant toute la durée de la randonnée. Le casque est attaché et ne peut être retiré qu'après avoir mis pieds à terre. Un défaut de port du casque durant la randonnée implique l’exclusion et une disqualification immédiate du participant concerné.
ARTICLE 10 – LA RANDONNEE
10-1 - DOSSARDS, PLAQUES ET BALISE GPS
La plaque numéro comportant la publicité des partenaires fournie par l’organisateur dans le KIT DE PARTICIPATION remis au participant devra obligatoirement être installée sur chaque vélo de l’équipe AVANT son entrée en piste et ne devra être modifiée en aucun cas. La plaque avant devra être fixée de façon à assurer sa bonne visibilité.
Cette plaque et le dossard sont des emplacements réservés aux sponsors ou partenaires officiels de l’organisation, à l'exclusion de tout autre, et doivent être conservés dans leur configuration originale.
Le dossard doit être porté dans le dos, fixé sur le côté droit, par chacun des membres de l’équipe et bien visible.
Les arbitres ont le droit d’arrêter un compétiteur dont la plaque numéro seraient mal fixés.
Le port de la balise GPS pendant toute la durée de la randonnée et sa restitution sont sous la responsabilité des participants.
10-2 - PARCOURS
Seuls les participants inscrits et portant les éléments d’identification obligatoires (plaque vélo…) sont habilités à participer à la randonnée.
Le participant doit respecter le code de la route et posséder un éclairage conforme si celui-ci s’avère nécessaire.
Il est interdit de suivre un participant sur le parcours sauf pour dans le cas d’une assistance, de quelque manière que ce soit (vélo, scooter, à pied...).
Les liaisons radio, téléphoniques ou satellitaires sont autorisées sur le parcours (talkies, oreillettes, téléphones cellulaires & satellite… liste non exhaustive).
10-3 - PROCEDURE DE DEPART ET HORAIRES DE COURSE
L’ordre de départ se fera toutes les 30 seconde. Attention à bien respecter l’ordre de départ sous peine de pénalité.
le départ du 9420 challenge est prévu à 14h00
le départ du DAMAVAND challenge est prévu à 20h00
L’organisateur se réserve le droit, en fonction de circonstances particulières, climatiques notamment, de retarder l’heure de départ et/ou éventuellement d’avancer l’heure d’arrivée. L’annonce en sera faite par micro.
10-4 - Ravitaillement des Concurrents
Sur le parcours il y a seulement une point ravitaillement/camp de base situés à Bedoin.
Il est autorisé de ravitailler un participant sur l’ensemble du parcours.
la voiture assistance est autorisée mais il est interdit de suivre le participant à l'avant ou à l'arrière de celui-ci, l'assistance se fait seulement à l'arrêt du participant.
10-5 - Dépannages
En cas d'incident mécanique ou de crevaison le concurrent peut se dépanner lui-même ou se faire aider par un autre participant.
L’assistance extérieure est autorisée sur le parcours.
10-6 - ABANDON D’UN COMPÉTITEUR
En cas d’abandon de l’un des participants, l’inscrit dois prévenir l’organisateur.
10-7 - PERIODE NOCTURNE
L’éclairage du vélo est obligatoire durant la période nocturne de 20h00 à 06h00. L’éclairage rouge fixé à l’arrière du vélo ainsi qu’un éclairage et visible de devant sont obligatoires.
Tout défaut d'éclairage implique de s’arrêter à afin de procéder à la réparation.
En cas de défaut signalé et de non-respect de cette règle, les arbitres pourront appliquer une pénalité.
10-8 -FIN DE COURSE
pour obtenir le diplôme du 9420 CVC il faut arriver au sommet du mont Ventoux en moins de 24h. les 40 derniers kilomètres ne sont pas pris en compte pour obtenir le diplôme.
Cette épreuve n’étant pas une course selon la loi française, il n'y a pas de date butoir d'arrivée. C'est simplement notre présence au checkpoint final qui prend fin, le dimanche 26 MAI 2024 (20h)
Article 11 – PÉNALITÉS ET CONTRÔLES
Des contrôles inopinés auront lieu durant la randonnée afin d’assurer la régularité et la sécurité de celle-ci. Ces contrôles seront faits par les Commissaires et par les Juges-Arbitres (mobiles ou fixes). En cas de tricherie, des pénalités seront attribuées pouvant aller jusqu'à la disqualification.
Les Arbitres sont habilités à pénaliser les actes de tricherie et donc à faire modifier le disqualifié en fonction des pénalités attribuées. Ils sont aussi présents pour s’assurer du bon esprit cycliste de chacun. Les comportements jugés antisportifs pourront aussi être pénalisés en fonction du degré de risque que leur initiateur pourrait faire subir aux autres participants.
Les pénalités sont les suivantes :
1er niveau Avertissement
2ème niveau Exclusion
L’usage de produits prohibés ou dopants est strictement interdit. La consommation d’alcool est sujette à la réglementation en vigueur sur la voie publique et pourra faire l’objet de contrôles.
Article 12 – RÉCLAMATIONS
Les réclamations doivent être faites auprès de l’organisateur de l’épreuve au plus tard quinze minutes après la fin de la randonnée.
Article 13 – UTILISATION DES IMAGES – FICHIER INFORMATIQUE
Chaque participant, du fait de sa participation à l’épreuve, autorise expressément AAS, à titre gratuit, à reproduire, à utiliser ou diffuser ses images captées pendant l’épreuve sur tous types de support (photographies, fichiers images, logos, plans, scénographies, vidéos, télévision, cinéma, plaquettes commerciales, affiches, prospectus, internet, panneaux publicitaires) en France métropolitaine et à l’étranger.
Chaque participant déclare également accepter d'être survolés et filmés par un drone pour la réalisation du film promotionnel de l’événement.
Chaque participant déclare également accepter que ses coordonnées figurent sur un fichier informatique (loi n°78-17 du 6 janvier 1978). Depuis le 25 Mai 2018, AAS se conforme à la nouvelle règlementation européenne sur la protection des données : le RPGD. Chaque participant peut demander la modification ou la suppression de son compte à tout moment. Aucune information n'est transmise sans votre consentement aux partenaires des épreuves.
Article 14 – RESPONSABILITÉS - VOLS ET DÉGRADATIONS
L’organisateur est responsable de l’organisation du 9420 CHALLENGE VALLIS CLAUSA
Sa responsabilité civile est limitée à la couverture dont elle bénéficie par les polices d’assurance qu’elle souscrit à l’effet de l’organisation de l’événement.
Chaque Concurrent est entièrement responsable de l’ensemble du matériel qu’il apporte pour les besoins de l’épreuve.
Toute personne cédant son dossard à une tierce personne ou se faisant remplacer sans l’accord préalable de l’Organisateur, est tenue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. L’Organisateur décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation compte tenu du non-respect par l’équipe ou cette tierce personne du présent règlement. De même l’Organisateur décline toute responsabilité en cas d’accident survenu et/ou provoqué par toute personne non inscrite, courant avec un dossard qu’elle s’est procuré frauduleusement ou dans le non-respect du présent règlement. Le Représentant de l’Equipe est responsable des informations et des inscriptions qu’il a réalisé pour le compte des coureurs. Le coureur non valablement inscrit est seul et entièrement responsable de tout dommage qu’il peut se porter ou porter aux biens ou à autrui. L’Organisateur pourra engager la responsabilité du Représentant du coureur non valablement inscrit en cas d’action engagée à son encontre.
Les participants renoncent à exercer tout recours contre l’organisateur en cas de vol ou de dégradation ou tout type d’accidents survenue pendant la randonnée.
ARTICLE 15 - ASSURANCES
Attestation de la police d'assurance souscrite par l'organisateur et couvrant sa responsabilité civile ainsi que celle des participants à la manifestation et de toute personne, nommément désignée par l'organisateur, prêtant son concours à l'organisation de la manifestation, conformément à l'Article D321-4 et Article A331-25 du Code du Sport.
L’organisateur n’a pas souscrit à un contrat d’assurance individuelle accident pour les compétiteurs, cette assurance n’est pas incluse dans les frais d’inscription. Les compétiteurs licenciés bénéficient d’une assurance individuelle accident via leur Fédération.
Pour toutes garanties complémentaires, l’organisateur invite les participants à se rapprocher de leur assureur. Il est recommandé de vérifier sa couverture assurance « accidents » avant sa participation au 9420 CVC.
ARTICLE 16 - MODIFICATION DU REGLEMENT
L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement qui commandent une solution en urgence et d’y apporter toutes modifications nécessaires qui deviennent immédiatement exécutoires. Le règlement complet de la randonnée sera disponible en téléchargement sur le site Internet www.9420challenge.cc . Il sera également consultable au POINT INFO sur le lieu de l’épreuve.